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天天開會浪費時間?3點讓你遠離低效會議! 文章來源: 中國人力資源網 | 查看: 592 | 發布日期:2019-01-14 摘要: 無效的會議,不僅沒有達到既定的目標,并且困在會議室的這段時間,生產力幾乎為零,時間及機會成本都很高...
  • 年底,作為HR管理者非常地忙碌,不僅要完成部門及公司目標,還要組織和參與公司各種會議及溝通會。

由哈佛商學院和倫敦政經學院經濟學家完成的一項“CEO做什么”的研究表明,CEO的大部分(85%)時間都與別人一起度過。他們的工作時間中,開會占去了60%,剩下的25%用來打電話、開電話會以和處理公共事務等。

但相信大家都有共同的體會,很多會議往往是在浪費時間。

普遍對會議的詬病在于“會議時間延遲、會議目的不清、會議后問題依然沒有得到解決...”

這種無效的會議,不僅沒有達到既定的目標,并且困在會議室的這段時間,生產力幾乎為零,時間及機會成本都很高...

雖然這不是管理者想要的,但會議并不能因此而不開,那究竟如何開會,才是最正確的方式呢。

無準備,不開會!

很多時候,會議效果不好,是準備工作沒有做足。

為了尊重別人的時間,提升會議的高效和有效性,提前準備會議方案還是很有必要的。

1.會議時長

會議不是越長越好,人全神貫注的注意力最多只保持40分鐘,所以每一次會議最佳的時長應不超過一個小時。

能一個小時開完的,絕不多開一分鐘。

就像吃東西,吃多少,拿多少,不要往盤子里放太多東西,盡管3分鐘看似不長,但這種壞習慣會導致累計浪費幾個小時,你給自己的時間比原本需要的時間多,就相當于把寶貴的時間都扔掉了。

所以組織者一定要根據會議的主題、目的及發言的人數設置合適的總時長,并且在過程中進行提醒。

喬治.伯思斯說“優質講話的秘訣在于有一個好的開頭和結尾,并讓兩者盡可能地接近。”

2.會議主題及目的

會議的主題務必清晰明確,主題即是本次會議討論的議題,以及圍繞此議題,最終要解決哪些問題,達成什么樣的目標。

是為了對關鍵事件做出重大決策,還是僅限對某個主題進行討論,是只需在規定的時間內完成任務,還是要在明確的時間點提交意見和結果。

并且,會議主題不宜過多,本著開一次會議至少要解決一個實際的問題。

同時,讓與會者清楚各自的角色,和需要為此主題做哪些相應的準備。

3.合適的參與人

在會議中經常會出現一些看似相關,其實并不直接相關的人,導致會議延遲和效果不佳。

除了會議發起部門及相關人之外,和此會議有直接利益或后續直接負責此項工作及對接的人員參與,其他如“間接負責的人、或通過部門長即可將工作安排下去的、不需要發言和記錄,未準備充分的人等”其實未必都需要參加。

合適的參與人,既能提升會議的有效性,也是尊重他人的時間。

4.會議的風格

會議風格指的是會議通過什么樣的形式進行。

是坐著開會,還是站著完成。是用ppt展示,還是直接對話的方式。

能站著就開完的,盡量不要坐著,坐著開會雖然舒適,但會讓與會者忽略時間的流逝。

并且發言的人要站在參會的人群之間,這種暗示會議時間不會太長,可以給大家一種超時的緊迫感,不會持續很久,這樣會更快說到重點。

若不用ppt,可以讓參會的人更能將注意力放在你的身上,也會讓主講人講的更精簡和高效一些。

當你說的內容越少的時候,聽眾反而聽到的內容越多。

5.會議中要各司其職

會議中的每個角色明確分工也是保障會議有效的前提。

誰來發起組織開會更合適;

誰來主講,主講的內容是什么;

參與的人除了作為聽眾,還需要做哪些事情;

誰來記錄合適,有沒有提前準備好記錄的電子表模板;

清晰的職責分工,可以讓會議更高效,有效地調動各方資源的同時,讓會議更順利進行下去,同時保證最終的效果和目的。

6.提前發布會議通知

這一條也非常的重要。

尤其是和Boss相關,需要其決策的會議,需要做到提前,再提前。

一是老板的時間需要提前預約;

二是若有需要調整的你還可以來得及修改;

三是讓決策人提前清楚他需要做哪些事情,方便你在會議中就重點和其進行溝通。

四是有利于老板后續更快地對你的方案進行決策和給出明確的意見。

尤其是非常重大重要,涉及到多方部門及利益的會議,一份全面細致,準備充分的會議方案是必不可少的,也是會議組織成功的保障。

過程中的時間控制,真的是一種水平!

一個好的會議過程需要抓關鍵點:

一是時間的控制,除了在必要的時間提醒發言的人控制時間和不要跑偏之外,會議的主講人更需重點關注。

這時,會議記錄的人,除了積極傾聽之外,往往也是那個需要做到必要的提醒的人。

會議殺手往往是會議上那個強勢的人,占支配地位,扼殺了會議其他成員相互交流的可能性。

這與其職位、級別和性格有關。

二是每一次只讓一個人發言,或通過發言棒的形式,縮短強勢的這個人的發言時間,總體上讓會議朝著既定的時間進行。

因為你如果什么都說,那聽眾就什么都聽不到。

人每天受到干擾的次數是50次,刪除不重要的信息,直接說重點,比什么都重要。

如果你是那個強勢者,一定要記住,話要說到點子上,而且說完了就要停下來。

因為很多時候,與其說人們關注你說的內容,其實他們更看重你展示的清晰觀點和展露出的自信。

真正有水平的人,都是善于控制的。

會開完了,并沒有真的完!

大多會議現狀是,會開完了,就沒有然后了。

作為會議發起和組織部門及關鍵人,需要在會議結束后做如下跟蹤:

首先要出一份會議記錄。

記錄重點內容,并且在會議結束當天,讓每個與會者確認簽字。

目的一是讓他們再次回顧會議內容;二是了解本次會議后續要做哪些事情;三也是作為公司會議過程資產的管理需要。

如果是需要有具體的行動計劃的,則列明該行動涉及到的內容事項、部門、責任人、完成的時間點、要達到的目的,工作對接誰等等。

其次是會議發起人需要在計劃完成點前進行適當的提醒。

最后是對本次會議和行動計劃做復盤。

完成了,是因為什么,亮點在哪?沒有完成又是因為什么,問題出在哪,哪些環節沒有考慮到,后期如何改善等等。

萬達的會議文化是“會后不落實等于會白開”,并且為此專門開發了一個任務追蹤系統,目的是通過量化的指標來跟蹤會議落實情況。

通過對會議的這種事前、事中、事后的管理,形成閉環。

小會議中藏著大智慧,除了提升企業整體的管理效能,也讓管理者不斷地去反思,總結,提升自己的管理能力。

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